NOTĂ DE INFORMARE PRIVITOARE LA DATELE CU CARACTER PERSONAL

- reprezentanţi legali şi comerciali ai partenerilor de afaceri -

1. Introducere

Această informare se referă la modul în care Societatea noastră prelucrează datele dvs. cu caracter personal și la modalitățile în care ne asigurăm că datele dvs. având caracter personal sunt protejate.

Pentru a asigura respectarea dreptului dvs. la protecția datelor cu caracter personal, am implementat măsuri specifice de protecție, luând în considerare legislația română, precum și cerințele stabilite de Regulamentul (UE) 2017/679 - aplicabil în întreaga Uniune Europeană începând cu data de 25 mai 2018.

Datele cu caracter personal reprezintă orice informație prin care dvs. puteți fi identificat, în special printr-un element de identificare cum ar fi un nume, preunume, CNP, telefon sau adresa de e-mail, date de localizare, un identificator online sau unul sau mai multe elemente aflate în legătură cu identitatea dvs. fizică, fiziologică, genetică, psihică, economică, culturală sau socială.

Societatea noastră ia toate măsurile necesare pentru a asigura respectarea dreptului dvs. la protecția datelor cu caracter personal, iar această notificare vă explică de ce colectăm datele dvs. cu caracter personal, modul în care protejăm aceste date, precum și care sunt drepturile dvs. în legătură cu această colectare de date.

Vă încurajăm să citiți cu atenție documentul și să ne solicitați orice informație suplimentară sau orice lămurire pe care o considerați necesară, cu privire la conținutul acestei informări.

2. Datele având caracter personal pe care le colectăm, temeiurile colectării și scopurile colectării

În cadrul raporturilor comerciale stabilite sau întrezărite între Societatea noastră și dvs. sau societatea pe care o reprezentaţi, suntem nevoiți să colectăm și să prelucrăm datele dvs. având caracter personal, colectarea și prelucrarea acestor date fiind necesară în special încheierii şi derulării raporturilor comerciale în condiţii legale şi optime.

În tabelul de mai jos vă prezentăm în mod detaliat ce date cu caracter personal colectăm, care este temeiul legal al acestei colectări, precum și scopurile colectării datelor dvs. având caracter personal.

În funcţie de situaţiile întâlnite, MODPACK prelucrează o parte sau toate datele detaliate mai jos.

Date având caracter personal pe care le colectăm	Temeiurile colectării acestor date	Scopurile colectării datelor având caracter personal
· Nume si prenume · Date identificare carte de identitate · Date cuprinse în documentele de identificare : Sex, Vârstă, Cod numeric personal, data de nastere · Telefon profesional · Adresa de email profesional	· în scopul îndeplinirii unei obligaţii legale – art. 6.1.c din Regulament · în temeiul unui interes legitim – art. 6.1.f Regulament	· Necesitatea desfăşurării activităţii economice a MODPACK prin intermediul şi cu ajutorul furnizorilor şi în vederea îndeplinirii obligaţiilor faţă de clienţi · Necesitatea dezvoltării activităţii economice a MODPACK, prin marketing · Verificarea derulării corespunzătoare a contractelor încheiate cu clienţii sau furnizorii MODPACK. · Informarea clienţilor sau a furnizorilor cu privire la activitatea MODPACK, prezentă sau viitoare. · Respectarea obligaţiilor contabile şi fiscale
Fotografie Înregistrare video/ audio	în temeiul unui interes legitim – art. 6.1.f Regulament	· Supravegherea accesului în locaţiile în care îşi desfăşoară activitatea MODPACK

3. Modul de păstrare a datelor dvs. având caracter personal, locație, perioadă de păstrare

Vom stoca datele dvs. cu caracter personal pentru o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele, iar, în cazurile în care avem o obligația legală de a păstra datele dvs. cu caracter personal o anumită perioadă de timp, perioada de păstrare va fi cea prevăzută de lege. În funcție de situația concretă, această perioadă va varia, putând fi cuprinsă între minim 30 zile (pentru datele obţinute în vederea supravegherii accesului) si maxim 50 ani (pentru datele incluse în documente )

Pentru o bună înțelegere a modului de păstrare, a locației în care datele dvs. cu caracter personal vor fi păstrate și a perioadei exacte pentru care aceste date vor fi păstrate în evidențele sau în sistemele noastre, vă rugăm să consultați tabelul de mai jos.

În scopul garantării dreptului dvs. de a fi protejat în ceea ce privește prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, Societatea noastră a implementat, pentru anumite categorii de date având un caracter sensibil sau care sunt apte să afecteze drepturile dvs. într-o manieră semnificativă, măsuri speciale de natură tehnică și organizatorică, care să protejeze aceste categorii de date cu caracter personal.

Date cu caracter personal	Modul de păstrare	Perioada de păstrare
· Nume si prenume · Date identificare carte de identitate · Date cuprinse în documentele de identificare : Sex, Vârstă, Cod numeric personal, data de nastere · Telefon profesional · Adresa de email profesional	În format electronic – în cadrul: i. server-ului propriu MODPACK, ii. echipamentelor (telefoane de serviciu) utilizate de personalul MODPACK ce intervine în raportul comercial cu respectivul client/ furnizor şi iii. în cadrul sistemului SAP de evidenţă contabilă.	10 ani conform legislaţiei contabile
· Fotografie · Înregistrare video/ audio	· În format hârtie în cadrul Registrului de acces poartă si in arhiva companiei · în format electronic în cadrul echipamentelor video de monitorizare a locaţiilor MODPACK	10 zile

4. Securitatea datelor și măsuri de protecție

Date cu caracter personal	Locația/Suportul în care sunt păstrate aceste date	Măsuri speciale de securitate
· Nume si prenume · Date identificare carte de identitate · Date cuprinse în documentele de identificare : Sex, Vârstă, Cod numeric personal, data de nastere · Telefon profesional · Adresa de email profesional	· Arhiva hârtie – Fişete metalice	· acces restrictionat departamente specializate MODPACK
	· Servere Modpack System	· parolat, încuiat, cu acces restrictionat; (camera special amenajata pt server)
	· statii de lucru angajaţi MODPACK (inlcusiv telefoane)	· securizate prin măsuri tehnice
· Fotografie · Înregistrare video/ audio	· Arhiva hârtie ce include Registru Poartă	· acces restrictionat reprezentanţi MODPACK
	· DVR	· Instalate in camera speciala

5. Destinatarii datelor având caracter personal pe care le colectăm și prelucrăm

MODPACK System SRL nu transferă datele dumneavoastră către alte entităţi, cu excepţia situaţiilor în care aceste date sunt integrate în documente ce sunt transmise către autorităţile fiscale sau instituţiile de credit, precum şi în situaţiile în care datele sunt solicitate de autorităţi (de exemplu, în situaţia cercetărilor de natură contravenţională sau penală).

6. Drepturile dumneavoastră și cum le puteti exercita

6.1. Care sunt drepturile dvs.

În vederea protejării la un standard cât mai ridicat a datelor dvs. aveți o serie de drepturi reglementate de lege, pe care le prezentăm pe scurt în cele ce urmează, rugându-vă ca pentru orice detalii suplimentare să nu ezitați să contactați responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal din cadrul Societății noastre, utilizând detaliile de contact de la Capitolul 9 de mai jos.

a) Dreptul de acces

Aveți dreptul de a obține accesul la datele dvs. cu caracter personal pe care le prelucrăm, precum și dreptul de a obține copii ale acesora. La solicitarea dvs., prima astfel de copie vă va fi oferită de către noi în mod gratuit, urmând ca eventualele copii suplimentare pe care le veți solicita să fie supuse unei taxe de 50 euro+TVA per solicitare. Copia datelor având caracter personal vă poate fi oferită fie în format electronic, fie în format fizic, în funcție de solicitarea dvs. şi de natura datei solicitate.

De asemenea, aveți dreptul să obțineți orice informații suplimentare relevante (cum ar fi motivul prelucrării datelor cu caracter personal, categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm, informații privind prelucrarea și divulgarea acestor date, și orice alte asemenea informații).

b) Dreptul la rectificarea datelor

Aveți dreptul de a obține rectificarea oricăror inexactități ce vizează datele dvs. cu caracter personal prelucrate de către noi. De asemenea, aveți dreptul de a obține completarea oricăror date cu caracter personal care sunt incomplete. Vă încurajăm să ne contactați ori de câte ori observați că există o inexactitate în privința datelor dvs. cu caracter personal sau că datele dvs. cu caracter personal prelucrate de către Societatea noastră sunt incomplete.

c) Dreptul la ștergerea datelor

Aveți dreptul de a obține de la Societatea noastră ștergerea datelor dvs. având caracter personal. Acest drept al dvs. nu este un drept absolut, ceea ce înseamnă că legea instituie anumite limitări în privința exercitării acestui drept ("dreptul de a fi uitat").

d) Dreptul la restricționarea prelucrării datelor

Aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal pe care le colectăm și prelucrăm, în special în cazul în care contestați exactitatea datelor, în cazul în care prelucrarea datelor este ilegală ori în cazul în care prelucrarea acestor date de către Societatea noastră nu mai este necesară, potrivit legii.

e) Dreptul de a obiecta

Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dvs. având caracter personal de către noi, în special în cazul în care prelucrarea se realizează în scopuri de marketing sau din motive legate de situația particulară în care vă aflați.

f) Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul de a primi datele având caracter personal care vă privesc și pe care Societatea noastră le colectează și le prelucrează. De asemenea, aveți dreptul de a obține transferul datelor dvs. cu caracter personal de la Societatea noastră către un alt operator de date cu caracter personal.

g) Dreptul la retragerea consimțământului

În situațiile în care prelucrăm datele cu caracter personal pe baza consimțământului dvs., aveți dreptul de a vă retrage consimțământul. Vă puteți retrage consimțământul la orice moment, la fel de ușor cum ne-ați acordat inițial consimțământul. Retragerea consimțământului dvs. nu va afecta însă legalitatea prelucrării datelor dvs. pe care am realizat-o înainte de retragerea consimțământului. Dreptul dvs. la retragerea consimțământului nu este unul absolut, ceea ce înseamnă că există cazuri în care datele dvs. nu vor fi șterse ca urmare a retragerii consimțământului (de exemplu în cazul în care datele dvs. având caracter personal sunt folosite pentru ca Societatea noastră să se conformeze unei obligații legale, pentru siguranța sănătății publice sau pentru cercetare științifică).

h) Dreptul de a depune o plângere în fața autorității competente

Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) cu referire la aspectele ce privesc prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de către Societatea noastră.

6.2. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru a vă exercita drepturile dvs. precizate mai sus, pentru a ne adresa orice întrebare referitoare la aceste drepturi sau pentru a ne cere lămuriri cu privire la oricare dintre prevederile acestei informări, vă rugăm să ne contactați oricând, utilizând informațiile de contact de la Capitolul 9 de mai jos.

7. Ce se întâmplă dacă nu furnizaţi datele cu caracter personal

Furnizarea datelor dvs. având caracter personal reprezintă un element esenţial al derulării raportului comercial, reprezentând atât o condiţie necesară, cât şi, în unele cazuri, chiar obligaţie legală.

Astfel, în cazul în care nu ne oferiți datele cu caracter personal sau solicitați retragerea ori ștergerea acestora, nu va fi posibilă desfășurarea raportului în condiții optime şi legale.

8. Modificări şi informări privind scopul secundar

Există posibilitatea să modificăm unele prevederi ale acestei informări, caz în care vă vom informa în avans. Orice modificare va interveni în privința acestei informări, ea nu va limita sau reduce drepturile dvs. referitoare la datele dvs. cu caracter personal, astfel cum sunt ele precizate la Capitolul 6 de mai sus.

În situaţia în care vom decide că se impune utilizarea datelor dumneavoastră în alte scopuri decât cele indicare, vă vom informa în prealabil şi, dacă se impune, vă vom solicita consimţământul sau vă vom informa cu privire la noile scopuri.

9. Cui puteţi transmite solicitările dumneavoastră

Pentru a afla mai multe informații cu privire la datele dvs. cu caracter personal, cu privire la modul în care datele dvs. sunt colectate, prelucrate și protejate de Societatea noastră sau pentru a cere orice lămuriri referitoare la cele menționate în această informare puteți contacta la orice moment responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal din cadrul Societății noastre.

Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal (aceasta fiind persoana pe care o puteți contacta în legătură cu orice problemă, întrebare sau nelămurire referitoare la protecția datelor dvs. cu caracter personal ori pentru a obține orice informație):

a. Număr de fax: 0244 220355

b. Adresă de corespondență: Ploiesti, str Conului, nr.4

c. Adresă de e-mail: dataprotection@modpacksystem.com

Pentru a evita orice întârziere în soluționarea cererilor, plângerilor sau solicitărilor dvs. de informații, vă rugăm să precizați în cuprinsul corespondenței dumneavoastră faptul că solicitarea vizează responsabilii GDPR.

10. Prezentarea noastră, datele de contact ale responsabililor GDPR

· Numele complet al Societății noastre: MODPACK SYSTEM S.R.L.

· Adresa sediului social, unde ne puteți trasmite orice corespondență prin poștă sau curier (că rugăm să menționați în această corespondență numele și prenumele persoanei responsabile cu protecția datelor cu caracter personal: Mun. Ploiești, Str. Conului, Nr. 4, Jud. Prahova.

· Număr de fax: 0244 220355

· Adresă de e-mail: dataprotection@modpacksystem.com

ECHIPA MODPACK SYSTEM SRL